管理画面からバックアップを保存する方法とFTPソフトでダウンロードしてバックアップを取る方法があります。

簡易な方法として、管理画面の「アドレスデータのバックアップ」からバックアップの保存や復元が出来るようになっています。
管理画面からの操作ですので簡単にバックアップを保存出来ますが、サーバー内にバックアップファイルを保存しますので、サーバーダウンやサーバー内のトラブルには対応できません。
FTPソフトを使用し、「def/mail.dat」及び「def/member.csv」をダウンロードし、バックアップを取っておくと多少の手間はかかりますが、安全にバックアップを取っておくことが出来ます。